الدكتور مصطفى عثمان يكتب/ كبسولات النجاح.. كبسولة إدارة الأولويات

الفرق شاسع بين إدارة الوقت و إدارة الاولويات ؛ فالأولى تعنى التحكم في الوقت بالتخطيط لإنجاز المهام ؛ و الثانية تختص بترتيب المهام في قائمة بأولويات الأهمية ؛ و عند وضعك هذه القائمة عليك مراعاة بعدين هامين الأهمية و العجلة ، أن وضع قائمة إدارة الأولويات تعمل على تجنبك الضغط و الوصول إلى النجاح و إليكم سبعة تقنيات لكتابة قائمة مهام اولوياتك و التي هي :
1. فرز المهام عن طريق قائمة المهام الرئيسية : هذه الطريقة تمكنك من وضع كافة مهام التي تحتاج القيام بها ” جميع الواجبات التي تحتزنها في رأسك ” في قائمة واحدة رئيسية ؛ بعد تدوينك لكل هذه المهام قم بإعادة فحص القائمة مرة أخرى ؛ ستلاحظ أن هذه المهام مختلفة من حيث الضرورة و الالحاح ؛ فبعضها يستوجب عليك القيام به هذا الأسبوع ؛ و البعض الآخر يمكن تأجيله ؛ رتب هذه المهام كأهداف شهرية أو أسبوعية أو يومية ؛ قم بسحب قائمتك الشهرية من قائمة المهام الرئيسية ؛ ثم قائمة مهامك الأسبوعية من الشهرية ؛ كذلك قائمة مهامك اليومية من القائمة الأسبوعية ؛ وقائمة مهامك اليومية من القائمة الأسبوعية .
2. طريقة إيفى لى Ivy Lee : إذا كنت ترى أن كل مهمة من مهامك ذات أهمية ؛ يمكنك استخدام حكمة رجل الاعمال الناجح إيفى لى الذى ابتكر نهج تحديد الأولويات في عشرينيات القرن الماضي و التي تتلخص في الآتي : قبل ذهابك إلى النوم عليك تدوين ستة مهام ترغب في إنجازها ؛ ثم رتب العناصر الستة حسب أهميتها ؛ في اليوم التالي ركز على تنفيذ المهمة الأولى و لا تبدأ في المهمة الثانية حتى تنتهى من الأولى و هكذا ؛ إذا كان لديك عدة عناصر متبقية في نهاية اليوم فما عليك سوى نقلها إلى قائمة المهام الستة الجديدة الذى يليه ؛ كرر هذه العملية يوميا .
3. استراتيجية قائمة أولويات لوارين بافت : يمكنك كتابة أهم خمسة وعشرون أولوية في حياتك حيث يمكن أن تشمل أهداف الحياة المهنية و التعليمية … الخ ؛ ومن بين مجموع هذه العناصر ضع دائرة حول أهم خمسة عناصر ؛ ركز على أهم خمسة أهداف أساسية و تجنب الباقي بأي ثمن حتى تنجح في تلك الأهداف الخمسة .
4. مصفوفة ايزنهاور : أنت تعرف بالفعل ترتيب مهامك حسب الأهمية و لكن ماذا لو كنت بحاجة إلى ترتيبها حسب الأولوية أيضا ؛ ستساعد هذه المصفوفة في فرز أهم المهام حسب الحاحها حتى تعرف من أين تبدء ؛ خذ ورقة و أرسم بها مربعا كبيرا ثم قسم هذا المربع إلى اربع مربعات ؛ المربع الأول يحتوى على المهام العاجلة و المهمة و يسمى مربع الطوارئ ؛ المربع الثاني يحتوى على المهام العاجلة و غير المهمة و يسمى مربع الخداع ؛ المربع الثالث و يحتوى على المهام غير العاجلة و المهمة و يسمى مربع التخطيط ؛ المربع الرابع و يحتوى على المهام غير العاجلة و غير المهمة و يسمى مربع الضياع .
5. إيقاع الساعة البيولوجية : النوم و الاستيقاظ التي تتمتع بها أجسامنا تخبرنا ساعة الجسم متى نكون نشيطين أو جائعين أو متعبين ؛ و على الرغم أنه شيء وراثي إلا أنه يمكننا تغيير إيقاعاتنا اليومية مع تقدم العمر أو تعديلها وفقا لأنماط حياتنا ؛ هناك فئتان في الايقاعات اليومية الأول إيقاع الطيور المبكرة التي تنشط في الساعات الأولى من النهار و الثاني إيقاع طائر البومه التي تنشط للغاية في الليل ؛ من خلال تتبع إيقاعاتك اليومية يمكنك تحديد الساعات الأكثر إنتاجية على مدار اليوم ؛ و هذا سيساعدك على مؤامة وقتك الأكثر نشاطا مع مقدار العمل الذى يتعين عليك إنجازه ؛ كل ما تحتاجه في هذه الطريقة تتبع وقت عملك و قياس الوقت الذى كنت فيه أكثر فاعلية خلال اليوم .
6. طريقة ABCDE : هذه الطريقة توجب عليك تقسيم المهام حسب أعمدة ؛ كل عمود يعنون بحرف أ ؛ ب ؛ ج ؛ د ؛ ه ثم قم بفرز كافة المهام الخاصة بك بين الاعمدة فالعمود الأول ” أ ” مهم جدا ؛ العمود ” ب ” مهم ؛ العمود ” ج ” جيد القيام به ؛ العمود ” د ” مستحب القيام به ؛ العمود ” ه ” تجنب القيام به أن أمكن ؛ يجب تقييم أهمية كل مهمة من خلال النتائج السلبية التي ستحدث في حالة عدم اكمال المهمة ؛ هذا يعنى أنه يجب عليك تعين رقم لكل مهمة بالشكل يشير الى الترتيب الذى تتعامل به مع المهمة .
7. تقنية أكل الضفدع الحى : هذه التقنية لإدارة الأولويات تسمح لك بإنجاز المزيد ؛ و القاعدة فيها قم بإنجاز المهمة غير المريحة بالنسبة لك أولا و التي يلخصها القول ” إذا كان عليك أن تأكل ضفدعا حيا لا تدفع مقابل الجلوس و النظر إليه لوقت طويل ” .
انتظرونا في كبسولة أخرى للنجاح